Muchas pequeñas y medianas empresas podrían estar calculando incorrectamente el periodo medio de pago a proveedores, un indicador que no solo refleja la salud financiera de un negocio, sino que también puede condicionar el acceso a subvenciones públicas superiores a 30.000 euros, la financiación bancaria o la confianza de proveedores y clientes.
El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) ha publicado una aclaración técnica en la que recuerda cómo debe aplicarse correctamente la normativa vigente y señala varios errores habituales que pueden hacer que una empresa declare unos plazos de pago distintos de los reales. La normativa no cambia, pero sí la interpretación de aspectos que muchas gestorías y empresas venían aplicando de forma incorrecta.
El periodo medio de pago influye en ayudas, financiación e imagen empresarial
El periodo medio de pago figura en las cuentas anuales depositadas en el Registro Mercantil, por lo que constituye un dato público que puede ser consultado por entidades financieras, proveedores o administraciones.
Además, determinadas convocatorias de ayudas exigen acreditar el cumplimiento de los plazos legales de pago establecidos en la normativa sobre morosidad para poder acceder a subvenciones de importe elevado.
Por ello, un cálculo incorrecto puede tener consecuencias económicas relevantes, incluso aunque el error no responda a una actuación intencionada.
Los cuatro errores que el ICAC pide corregir
La aclaración del organismo identifica cuatro prácticas frecuentes que pueden alterar el cálculo del periodo medio de pago.
1. El plazo no comienza con la fecha de la factura
Uno de los errores más habituales consiste en empezar a contar los días desde la fecha de emisión o recepción de la factura.
El ICAC recuerda que, con carácter general, el plazo debe comenzar cuando se entrega realmente la mercancía o se presta el servicio, salvo en los supuestos expresamente previstos por la legislación.
Este pequeño cambio puede aumentar varios días el periodo medio declarado.
2. Cada pago parcial debe calcularse por separado
Cuando una factura se paga en varios plazos, cada abono debe incorporarse individualmente al cálculo y ponderarse según su importe.
No basta con realizar una media simple ni con tomar como referencia únicamente el último pago efectuado.
Este criterio puede modificar de forma significativa el resultado final del indicador.
3. Pactar más de 60 días no elimina la morosidad
Aunque proveedor y cliente acuerden ampliar el plazo de pago, la normativa establece un límite general de 60 días naturales.
Si una empresa paga a 90 días, ese retraso seguirá computando como pago fuera de plazo a efectos legales, aunque exista un acuerdo entre ambas partes.
4. El contador no vuelve a cero al comenzar un nuevo año
Otro error frecuente consiste en pensar que las facturas pendientes del ejercicio anterior comienzan de nuevo el cómputo al iniciarse el siguiente ejercicio.
El ICAC aclara que los días continúan acumulándose desde el momento en que nació la obligación de pago, con independencia del cambio de ejercicio contable.
Una media favorable puede ocultar retrasos importantes
Uno de los aspectos que más llama la atención de la aclaración es que una empresa puede presentar un periodo medio de pago inferior a 60 días y, sin embargo, haber abonado parte importante de sus facturas fuera del plazo legal.
Esto ocurre porque el indicador se calcula mediante una media ponderada, donde los pagos realizados antes compensan estadísticamente otros efectuados con retraso.
Por ello, una cifra aparentemente positiva no siempre refleja que todos los proveedores hayan cobrado dentro del plazo legal.
Bancos y proveedores utilizan este indicador
El periodo medio de pago se ha convertido en un elemento cada vez más relevante para valorar la solvencia de una empresa.
Las entidades financieras pueden utilizar esta información antes de conceder financiación, mientras que proveedores y clientes también pueden consultar este dato para evaluar el riesgo comercial antes de iniciar una relación de negocio.
Además, pagar fuera de plazo puede dar lugar al devengo de intereses de demora, independientemente del resultado global del periodo medio declarado.
Las subvenciones superiores a 30.000 euros pueden verse afectadas
Uno de los efectos más importantes de esta aclaración afecta a las empresas que solicitan ayudas públicas de más de 30.000 euros.
En estos casos no basta con presentar un periodo medio aparentemente correcto, sino que debe acreditarse el cumplimiento efectivo de los plazos legales mediante la documentación exigida en cada convocatoria.
Por ello, una empresa que haya calculado incorrectamente este indicador podría encontrarse con dificultades para acceder a determinadas subvenciones o verse obligada a revisar sus procedimientos contables antes de presentar una solicitud.
El ICAC recomienda revisar los procedimientos internos
La aclaración publicada por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas no introduce nuevas obligaciones, pero sí recuerda cómo debe aplicarse correctamente la normativa vigente.
Para muchas pymes supondrá revisar sus programas de facturación, la gestión de los pagos parciales y el registro de la fecha real de entrega de mercancías o prestación de servicios.
En un contexto en el que el acceso a la financiación y a las ayudas públicas resulta cada vez más relevante para la competitividad empresarial, calcular correctamente el periodo medio de pago deja de ser una mera obligación contable para convertirse en un elemento estratégico en la gestión de cualquier negocio.
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