El SEPE ya dispone del modelo para cumplir las nuevas obligaciones de información laboral que están en vigor desde el 5 de octubre. Los contratos nuevos deberán incluir todos los datos exigidos antes de que el trabajador empiece.
La nueva obligación laboral ya está en vigor
Los autónomos y pequeñas empresas con trabajadores tienen desde el 5 de octubre de 2026 nuevas obligaciones para informar por escrito sobre las condiciones de trabajo.
El cambio procede del Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre, publicado en el BOE el 15 de septiembre y aprobado para transponer parcialmente la Directiva (UE) 2019/1152, relativa a unas condiciones laborales transparentes y previsibles. La norma desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores y sustituye al anterior Real Decreto 1659/1998.
El SEPE ha puesto a disposición de empresas y trabajadores un modelo de documento informativo para facilitar el cumplimiento de estas obligaciones. El propio Real Decreto establece que el modelo debía publicarse a través del SEPE en un plazo máximo de 20 días desde la publicación de la norma.
Pero hay una diferencia fundamental que conviene tener clara: no es obligatorio utilizar exactamente el formulario del SEPE. Lo obligatorio es que el trabajador reciba por escrito toda la información que exige la normativa. El documento oficial sirve como herramienta para reunirla y acreditar su entrega.
¿A quién afecta la nueva obligación?
El Real Decreto se aplica, con carácter general, a las empresas y personas trabajadoras incluidas en el Estatuto de los Trabajadores cuando la relación laboral tenga una duración superior a cuatro semanas. La norma contempla además reglas específicas para determinados colectivos, como pescadores y gente de mar.
Para un autónomo que vaya a contratar a un trabajador, la regla práctica es sencilla: la información exigida debe estar disponible por escrito antes de que comience la relación laboral.
No basta, por tanto, con entregar posteriormente determinados datos que hasta ahora podían figurar de manera dispersa en el contrato, el convenio colectivo u otra documentación.
El objetivo de la norma es que el trabajador conozca desde el principio las condiciones esenciales de su relación laboral y pueda acceder a ellas de forma clara y verificable.
Los autónomos no tienen que rehacer todos los contratos actuales
Uno de los aspectos que más confusión está generando es la situación de los trabajadores que ya estaban contratados antes del 5 de octubre.
La nueva normativa no obliga a entregar automáticamente un nuevo formulario a toda la plantilla existente.
La disposición transitoria única establece que, para las relaciones laborales que ya estaban vigentes cuando entró en vigor el Real Decreto, el trabajador puede solicitar la información que no obre ya en su poder.
En ese caso, la empresa dispone de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud para facilitar la información correspondiente.
Por tanto, un autónomo con empleados debe comprobar qué información aparece ya en los contratos y documentos entregados.
La regla puede resumirse así:
- Trabajador nuevo: la información debe facilitarse antes de comenzar la relación laboral.
- Trabajador ya contratado: no es necesario entregarle automáticamente un nuevo formulario si ya dispone de la información.
- Trabajador antiguo que solicita información que no tiene: la empresa dispone de 30 días hábiles para facilitarla.
- Contrato que ya contiene todos los datos exigidos: no es necesario duplicar la información en otro documento.
¿Qué información debe recibir el trabajador?
El nuevo régimen amplía considerablemente la información que debe recibir el empleado.
Entre los datos que deben figurar están la identificación de empresa y trabajador, la fecha de inicio de la relación laboral y, cuando corresponda, la duración prevista del contrato temporal. También debe constar el lugar o lugares de trabajo y la descripción de las funciones que va a desempeñar.
La información incluye además:
- Categoría o grupo profesional.
- Funciones del puesto.
- Salario base y complementos.
- Criterios de cálculo de la retribución variable, cuando exista.
- Jornada de trabajo.
- Distribución de la jornada y turnos.
- Vacaciones.
- Periodo de prueba.
- Formación proporcionada por la empresa, cuando proceda.
- Convenio colectivo aplicable.
- Procedimientos y plazos de preaviso.
- Condiciones relativas a la modificación o extinción de la relación laboral.
El Real Decreto permite, en determinadas materias, realizar referencias concretas a la legislación o al convenio colectivo aplicable, siempre que permitan identificar correctamente la regulación correspondiente.
Una de las novedades: informar sobre sistemas algorítmicos
La nueva regulación incorpora además una obligación especialmente relevante para las empresas que utilizan herramientas automatizadas.
Cuando existan sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones que puedan afectar a determinadas condiciones laborales, el trabajador deberá recibir la información correspondiente en los términos establecidos por la norma.
Esta previsión conecta la normativa laboral con el creciente uso de sistemas de inteligencia artificial y algoritmos en las empresas.
La información puede resultar relevante, por ejemplo, cuando herramientas automatizadas intervienen en aspectos relacionados con la organización del trabajo o determinadas decisiones que afectan a la relación laboral.
El objetivo no es prohibir estos sistemas, sino aumentar la transparencia sobre su utilización cuando entren dentro de los supuestos contemplados por la normativa.
También se regulan los cambios posteriores
La obligación del empresario no termina con la entrega inicial de la documentación.
Cuando se produzca una modificación de las condiciones de la relación laboral que estén comprendidas dentro de la información regulada, la empresa debe comunicar el cambio por escrito.
El Real Decreto establece que esa comunicación debe realizarse lo antes posible y, como máximo, el mismo día en que el cambio entre en vigor.
Esto obliga a las pequeñas empresas a prestar atención también a las modificaciones posteriores de jornada, determinadas condiciones laborales u otros elementos incluidos en el régimen de información.
¿Se puede entregar por correo electrónico?
Sí.
La información puede facilitarse en papel o mediante formato electrónico, pero el sistema utilizado debe permitir que el trabajador pueda acceder a ella, almacenarla y, cuando corresponda, imprimirla.
Además, la empresa debe conservar una prueba de la transmisión o de la recepción.
Para un autónomo con pocos empleados, esto significa que no basta con enviar un correo y eliminarlo posteriormente. Es recomendable conservar la documentación y la evidencia de que fue entregada o recibida.
La finalidad es que pueda acreditarse posteriormente el cumplimiento de la obligación.
¿Qué ocurre con los trabajadores desplazados al extranjero?
El Real Decreto establece información adicional para los trabajadores que vayan a prestar servicios en el extranjero durante los periodos contemplados por la norma.
En estos casos pueden ser necesarios datos específicos sobre:
- País de destino.
- Duración del desplazamiento.
- Moneda en la que se abonará el salario.
- Compensaciones económicas.
- Condiciones de repatriación.
- Determinados derechos y condiciones aplicables en el país de destino.
La regulación pretende evitar que un trabajador se desplace a otro país sin conocer previamente las condiciones esenciales de esa prestación laboral.
El formulario del SEPE facilita el cumplimiento, pero no sustituye la revisión del contrato
El nuevo documento puede convertirse en una herramienta práctica para autónomos y pymes, especialmente para quienes no disponen de departamentos jurídicos o de recursos humanos.
Sin embargo, rellenar el formulario no garantiza por sí solo que se hayan cumplido todas las obligaciones.
El contenido debe revisarse caso por caso para comprobar que están incluidos todos los datos exigidos por el Real Decreto. Determinadas situaciones pueden requerir información adicional o documentos complementarios.
Por eso, la recomendación práctica para un pequeño empresario es revisar primero la documentación laboral que ya utiliza y comprobarla con el artículo 3 del Real Decreto 723/2026.
¿Qué deben hacer ahora los autónomos?
La entrada en vigor de la nueva normativa obliga a las pequeñas empresas a ordenar su documentación laboral.
Una revisión básica debería incluir estos pasos:
- Revisar los contratos actuales y comprobar qué información ya se ha entregado al trabajador.
- Preparar el modelo informativo para las nuevas contrataciones que superen las cuatro semanas.
- Asegurarse de que el trabajador recibe la información antes de comenzar a prestar servicios.
- Guardar una prueba de entrega o recepción.
- Establecer un sistema para comunicar por escrito las modificaciones posteriores.
- Atender las solicitudes de información de trabajadores ya contratados dentro del plazo de 30 días hábiles.
La ausencia del modelo oficial antes de su publicación tampoco habría permitido retrasar el cumplimiento: el propio Real Decreto establece expresamente que la puesta a disposición del modelo del SEPE no condiciona la exigibilidad de las obligaciones de información.
Una nueva carga documental para las pequeñas empresas
La reforma busca reforzar la transparencia de las relaciones laborales, pero también obliga a autónomos y pymes a revisar sus procedimientos de contratación y documentación.
El cambio no consiste simplemente en descargar un formulario y entregarlo. La empresa debe asegurarse de que el trabajador dispone de toda la información exigida y de que puede demostrar que se la proporcionó.
El Real Decreto 723/2026 ya está en vigor desde el 5 de octubre y sustituye la regulación anterior sobre esta materia.
Para las nuevas contrataciones, el punto crítico es el momento de entrega: la información debe estar disponible antes de que el trabajador empiece a trabajar.
Para quienes ya forman parte de la plantilla, la situación es distinta: pueden solicitar la información que les falte y la empresa tendrá 30 días hábiles para facilitarla, siempre que esos datos no estén ya en poder del trabajador.
En definitiva, el nuevo modelo del SEPE ofrece a los autónomos una herramienta para ordenar el cumplimiento, pero la obligación legal no nace del formulario, sino del Real Decreto 723/2026.
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