PFU, la división de escáneres de RICOH, lleva al smartphone su tecnología de procesamiento documental para crear PDF con búsqueda, corregir imágenes y guardar archivos en la nube sin comprar un escáner.
El teléfono móvil quiere sustituir a otro dispositivo de oficina. PFU, la división especializada en escáneres de RICOH, ha lanzado ScanSnap Camera, una nueva función gratuita que permite digitalizar documentos directamente con la cámara de un smartphone y procesarlos mediante la tecnología utilizada por la compañía en su familia de escáneres ScanSnap.
La función se integra dentro de la aplicación gratuita ScanSnap Home y tiene una característica especialmente relevante: no exige disponer previamente de un escáner físico de la marca.
El usuario puede fotografiar contratos, recibos, apuntes, tarjetas de visita o fotografías y convertir las capturas en documentos digitales organizados y archivos PDF con capacidad de búsqueda.
El objetivo de PFU es trasladar al móvil parte de la experiencia desarrollada durante aproximadamente dos décadas para sus escáneres y ampliar así el acceso a ScanSnap más allá de quienes ya poseen uno de sus dispositivos.
ScanSnap Camera digitaliza documentos directamente desde el móvil
El funcionamiento parte de la cámara del propio smartphone.
Después de capturar el documento, ScanSnap Camera procesa automáticamente la imagen para intentar obtener un resultado más parecido al de una digitalización convencional que al de una simple fotografía.
La aplicación puede identificar los márgenes del papel y aplicar correcciones automáticas de perspectiva y encuadre.
También diferencia entre distintos tipos de contenido, como documentos de texto, fotografías, recibos y tarjetas de visita, para adaptar el procesamiento a las características del material capturado.
Una de sus funciones está pensada específicamente para quienes necesitan digitalizar varias páginas consecutivamente: el sistema puede detectar automáticamente los bordes del documento y realizar la captura sin necesidad de pulsar manualmente el botón en cada ocasión.
La propuesta busca reducir uno de los inconvenientes habituales de utilizar la cámara del móvil como escáner: fotografías torcidas, encuadres deficientes, fondos innecesarios o archivos posteriormente difíciles de organizar.
De una fotografía a un PDF con capacidad de búsqueda
La diferencia fundamental frente a guardar simplemente fotografías de documentos está en el tratamiento posterior.
Según explica la compañía, las imágenes pueden convertirse en PDF con capacidad de búsqueda, facilitando posteriormente la localización y consulta de la información.
Los archivos procesados permanecen temporalmente almacenados en el teléfono y posteriormente pueden transferirse al servicio de almacenamiento en la nube que el usuario haya configurado.
Esto permite plantear un flujo de trabajo relativamente sencillo: fotografiar un documento físico, procesarlo desde el smartphone y terminar con una copia digital organizada en la nube.
El sistema puede resultar especialmente útil para facturas, garantías, contratos, documentación administrativa, recibos o apuntes, materiales que tradicionalmente terminan almacenados en carpetas físicas y que pueden ser difíciles de localizar meses o años después.
PFU abre ScanSnap a quienes no tienen uno de sus escáneres
Hasta ahora, buena parte de la experiencia ScanSnap estaba estrechamente vinculada al hardware de PFU.
Con ScanSnap Camera, la compañía intenta romper parcialmente esa barrera.
«Llevábamos años trabajando para que la experiencia ScanSnap pudiera llegar a muchas más personas», explica Jesús Cabañas, Regional Manager de PFU Iberia.
Según Cabañas, la tecnología había permanecido tradicionalmente vinculada a los escáneres físicos de la compañía, pero PFU considera que ha llegado el momento de poner parte de esas funciones al alcance de cualquier usuario mediante el smartphone.
La estrategia tiene además una evidente dimensión comercial: permitir probar gratuitamente el ecosistema ScanSnap desde un dispositivo que prácticamente todo el mundo posee y reservar los equipos físicos para quienes posteriormente necesiten mayor velocidad, volumen de digitalización o productividad.
El escáner físico no desaparece
La llegada de ScanSnap Camera tampoco significa que un teléfono pueda sustituir en todas las situaciones a un escáner documental dedicado.
Un profesional que necesita procesar grandes cantidades de páginas seguirá teniendo necesidades diferentes a las de una persona que quiere conservar digitalmente una factura o un contrato.
La propia PFU establece esa diferenciación al presentar sus escáneres como la alternativa para quienes necesitan dar un paso adicional en velocidad, volumen y productividad.
La cámara del smartphone gana, sin embargo, en un aspecto evidente: siempre está disponible.
Para una digitalización puntual o realizada fuera de la oficina, eliminar la necesidad de transportar hardware adicional puede simplificar considerablemente el proceso.
ScanSnap Cloud unifica los documentos del móvil y el escáner
PFU también ha pensado en los usuarios que ya disponen de un dispositivo ScanSnap.
En ese caso, la nueva función móvil puede complementar al equipo físico mediante ScanSnap Cloud.
La plataforma permite que los archivos capturados con el teléfono y aquellos digitalizados mediante un escáner ScanSnap terminen sincronizados dentro de un mismo repositorio documental.
Así, un profesional podría digitalizar documentación desde la oficina con el equipo convencional y capturar otros documentos durante un desplazamiento con el smartphone, manteniendo ambos flujos dentro del mismo ecosistema.
El móvil continúa absorbiendo funciones de la oficina
La digitalización documental ha dejado de ser una necesidad exclusiva de las empresas.
Contratos, documentación bancaria, facturas, garantías de productos, justificantes médicos, recibos y trámites administrativos hacen que cualquier usuario acumule una cantidad considerable de papel.
Y el smartphone está asumiendo cada vez más funciones que anteriormente exigían dispositivos específicos.
ScanSnap Camera intenta aprovechar precisamente ese cambio de hábitos: utilizar el teléfono como punto de entrada para transformar el papel en información digital organizada.
La propuesta de PFU no elimina la utilidad de los escáneres profesionales, especialmente cuando existe un gran volumen documental. Pero sí reduce la barrera para una tarea cotidiana: digitalizar un documento rápidamente, convertirlo en un archivo útil y almacenarlo sin depender de un escáner adicional.
Con su nueva función gratuita, PFU extiende así la tecnología ScanSnap al teléfono móvil, convirtiendo la cámara del smartphone en una herramienta documental más completa que una simple aplicación fotográfica.
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